El 60% de las profesiones puede realizarse utilizando el home office como método de trabajo, solo necesitan una computadora y una conexión a Internet. Y la tecnología va de la mano apostando cada vez más por la implantación de esta estrategia.
El Home Office o teletrabajo es una opción cada vez más implantada por las empresas. Según estudios, millones de personas en 2018 ya realizaban home office. Pero el post pandemia provocó que millones de empleados se mudaran a esta modalidad de trabajo.
Y Ahora, todo el mundo debe aprender a trabajar desde casa. Pero ¿Qué herramientas pueden ayudarles a cumplir con sus obligaciones laborales?
A su vez, implantar el home office permite a las compañías ahorrar costes en infraestructuras (alquiler de oficinas), en gastos de transporte para sus trabajadores y reduce considerablemente el ausentismo laboral.
Existen herramientas que ayudan a trabajar desde casa, para mejorar la comunicación, la coordinación, el trabajo en equipo y al mismo tiempo, aplicaciones que permiten hacer un seguimiento de la productividad y del estado de las tareas de cada trabajador.
Hoy hemos preparado para ti una guía muy completa sobre herramientas que pueden mejorar el trabajo en casa, clasificadas en los siguientes grupos:
Herramientas de home office para gestionar tareas
Trello. Esta herramienta permite que el empleado y el responsable prioricen proyectos, comprueben en qué estado se encuentra cada tarea asignada y eviten que dos empleados realicen una misma función. El administrador podrá asignar tareas a cada miembro del equipo para distribuir de manera adecuada y homogénea el trabajo.
La organización se basa en tarjetas en las que se pueden detallar enlaces, etiquetas con información relevante, fecha de finalización prevista y menciones a todos los trabajadores implicados en dicho proyecto.
Asana. Es una plataforma de gestión del trabajo que usan los equipos para priorizar entre todas las tareas diarias y cumplir con los objetivos de negocio. Sus principales ventajas son que permite asignar tareas a cada empleado, establecer unos tiempos de inicio y de entrega, facilitar los recursos necesarios para que puedan desempeñar sus tareas y mantener un feedback en tiempo real para la resolución de dudas o conflictos que puedan surgir.
Jira. Herramienta de Home Office para la administración de tareas o proyectos y el seguimiento de errores e incidencias. A su vez, posibilita prever el tiempo que se va a tardar en realizar una tarea o proyecto y después valorar su consecución. Mide el volumen de trabajo y el rendimiento del equipo.
BaseCamp. Es otro gestor que sirve para organizar el trabajo de una manera eficaz y sencilla. Sus principales características son que permite una comunicación bidireccional entre sus usuarios, observar cuáles son las listas de tareas pendientes de cada empleado, en qué están trabajando en el momento actual, compartir documentos, marcar las citas importantes para la entrega de un proyecto o para la presentación en un evento, etcétera.
Monday. Esta herramienta de home office es una oficina virtual, es decir, un lugar en el que todos los empleados de la empresa pueden colaborar con material de interés o con sus opiniones; Es más completa que las anteriores porque permite integrarse con otras herramientas para automatizar tareas, atender a las necesidades de cada empleado, coordinar los objetivos de distintas áreas empresariales e incluso desarrollar aplicaciones personalizadas en función de las necesidades.
Herramientas de home office para la comunicación
Slack. Esta herramienta de home office permite la creación de canales concretos para invitar a los empleados a que formen parte de un proyecto e ir gestionando desde ahí las tareas. De esta manera todos conocerán qué está haciendo cada uno, cuándo entregan su parte y tendrán acceso a los archivos con el contenido relevante.
Además, dispone de un chat que permite la comunicación individual entre trabajadores o entre el número de empleados que se quiera invitar a dicha conversación. La propia aplicación permite también usar otras herramientas externas como Gmail, google drive, Outlook o Dropbox entre otras para compartir documentos, imágenes y todo lo necesario en el ambiente laboral. Es una herramienta de home office muy completa a la que se puede acceder fácilmente desde cualquier sitio si te descargas su app o si lo prefieres a través del navegador.
Skype. Es una de las herramientas de comunicación para chats y llamadas más conocidas. Permite compartir la pantalla, visión en dos paneles para no mezclar las conversaciones, videollamadas en alta definición o la posibilidad de añadir subtítulos en directo.
Facebook Workplace. Se ha convertido en una de las mejores herramientas para coordinar los equipos de trabajo. Su interfaz es igual que el del Facebook personal que todos tenemos, pero a través de Facebook Workplace se establece un grupo cerrado en el que se comparten mensajes dentro del muro, vídeos de interés y se establece una comunicación más directa en tiempo real.
Herramientas de home office para reuniones y videollamadas
Microsoft Teams. Esta herramienta de home office permite videoconferencias de hasta 10,000 personas. Cuenta con chat para mantener una conversación grupal o individual y compartir archivos de Word, powert point o Excel en tiempo real para hablar sobre posibles modificaciones.
Hangouts. Es gratuita y sirve para conectar a 10 personas a la vez a través del vídeo. Se pueden mantener de forma sencilla reuniones con uno o varios miembros del equipo de manera privada o retransmitiéndose a través de YouTube para llegar a más personas de la empresa por si quieren preguntar o aportar alguna idea. Al ser una herramienta de Google integra el acceso a todos los servicios de la compañía.
Whereby. Videollamadas desde el ordenador o el móvil y sin descargar ninguna aplicación. La persona que organiza la reunión virtual tiene que iniciar sesión, pero para el resto no es necesario, únicamente tienen que aceptar la invitación. Sus características son que pueden participar hasta un máximo de 50 personas, se pueden compartir pantallas para entender mejor lo que están explicando y se puede grabar el contenido para revisarlo posteriormente.
Zoom. En la herramienta gratuita se pueden enviar enlaces de invitación ilimitados siempre y cuando la videoconferencia se realice solo entre dos personas. Además, en las reuniones pueden participar hasta 50 personas, y permite una visualización instantánea y exacta de todos los miembros, muy útil para las videoentrevistas.
Hay versión de pago en la que el número de participantes aumenta hasta los 1000 y las reuniones son totalmente interactivas. Permite:
- Grabar las conversaciones en la nube o en el ordenador
- Se puede transcribir la reunión automáticamente
- Votar alguna medida en tiempo real y en definitiva garantizar la realización de reuniones interactivas y útiles.
Adobe Connect. Programa de reuniones virtuales y colaborativas entre todos los participantes. Permite comunicarse a través de vídeo, pero también de chat, hacer encuestas, simulaciones y hacer notas.
Herramientas de home office para trabajar de forma colaborativa
Dropbox. Programa que permite almacenar en la nube archivos casi infinitos. Gracias al etiquetado se organizan y catalogan los archivos, se ordenan por relevancia y permite generar enlaces para compartirlo con los miembros de un departamento en concreto o con un solo trabajador.
Esta herramienta facilita el home office porque se puede hacer un seguimiento de las tareas de los trabajadores en función de sus agendas, añadir archivos relevantes, compartir desde documentos de Word hasta enlaces de audio o de YouTube y utilizar sus plantillas para resumir la reunión de trabajo, plasmar la lluvia de ideas que ha surgido y organizar los proyectos.
Google Drive
Herramienta de Google para potenciar el trabajo colaborativo. Permite trabajar en línea con cualquier tipo de archivo y guardarlo en la nube de forma automática. Precisamente este trabajo en equipo dota de más dinamismo y eficacia a los procesos porque las modificaciones necesarias se realizan instantáneamente y son visibles para todos los implicados.
Onedrive
Herramienta específica para almacenar archivos generados con Microsoft. Sirve para compartirlos con los miembros de un determinado equipo de trabajo y realizar modificaciones en el momento.
Herramientas para organizar y compartir archivos
Google Drive
Volvemos a hablar de ella en este apartado. Es una herramienta de home office que permite almacenar información relevante para los empleados de un equipo de trabajo, guardar presentaciones, hojas de cálculo y modificar los archivos en línea.
Dropbox
Esta aplicación es mundialmente conocida para guardar documentos, crear enlaces y compartir los datos que queramos con un tercero. Es una herramienta home office muy completa y funcional para mantener organizados todos los archivos de cualquier proyecto.
We Transfer
Herramienta online para enviar archivos de gran tamaño a través del correo electrónico o mediante la generación de un enlace que el destinatario tendrá que abrir para descargar el contenido.
Ydray
Se diferencia de We Transfer en que permite de manera gratuita enviar documentos de hasta 5 GB, We Transfer solo 2Gb. Ydray además permite mandar hasta 50 archivos dirigidos a un máximo de 20 destinatarios.
Esperamos que esta entrega te sea de utilidad.
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