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¿Cómo planear un evento social en medio de una pandemia?

En Única nos encantan las fiestas, pero tristemente la pandemia causada por COVID-19, mantuvo por varios meses el desarrollo de eventos sociales detenido; sin embargo, conforme el semáforo de riesgo epidemiológico cambia a verde, los eventos sociales se reactivan. No obstante, ahora se presentan con una variante, que da paso a los eventos íntimos y en pequeños grupos.

Fannia Araiza, coordinadora general de cursos y diplomados de la Event Planning Academy, comparte con nosotros, algunas recomendaciones para crear un evento, bajo este contexto. ¡Toma nota!

7 consejos para planear un evento social en medio de una pandemia.

1. Organiza un evento boutique/petite:

Estos eventos son tendencia mundial y contemplan una lista reducida de invitados para cumplir con el aforo permitiendo en los lugares, (que puede ir desde 30%, hasta el 60%, dependiendo de las permisiones de cada entidad), y así respetar los lineamientos de seguridad, como el distanciamiento físico. Esta categoría ofrece ventajas como sentir menos estrés a la hora de organizar, así como elevar la experiencia de los invitados.

2. Crea una experiencia:

Convierte el evento, en una vivencia sensorial que involucra todos los sentidos, desde el primer acercamiento hasta la culminación; se recomienda centrarse en el diseño de tres experiencias estelares. Los elementos individuales y personalizados es una de las formas más sencillas de hacerlo.

3. Sé creativo:

Con la finalidad de mantener las medidas de prevención de contagio en la experiencia, ubica los filtros de toma de temperatura, los dispensadores de gel antibacterial y los cubrebocas en la entrada del lugar y nómbralos de forma creativa, por ejemplo: «Contagia amor, no gérmenes» o arma un kit de protección para entregar individualmente a cada uno de los invitados. También se pueden colocar pulseras de colores, que indiquen el nivel de distanciamiento que desea el invitado.

4. Sustituye las mesas de postres:

Evita las aglomeraciones y manipulación de los alimentos por varias personas, opta por paquetes individuales para cada mesa o invitado.

5. Crea burbujas familiares:

Para cuidar aún mas a los asistentes, se recomienda sentar a los invitados con las mismas personas con las que viven. Además, será necesario reducir el número de personas por mesa:

  • Max. 8 para las mesas cuadradas y redondas de 1.5 m.
  • Max. 10 personas por mesa redonda de 1.8 m de diámetro.

6. Aprovecha la tecnología:

Además de economizar en impresiones y cuidar al medio ambiente, la tecnología nos ofrece infinitas formas para crear experiencias. Envía invitaciones digitales y utiliza los códigos QR para mostrar el menú.

7. Contrata a los profesionales:

Los Event Planners son expertos en planeación y ejecución de eventos, tienen una amplia cartera de proveedores de confianza y cuentan con el conocimiento necesario para crear momentos inolvidables, para que los festejados e invitados disfruten sin preocupaciones.

City Grupos, única plataforma que simplifica la reserva de grupos pequeños.

Una de las claves de éxito para cualquier evento, es contar con aliados y soluciones que faciliten la organización de un evento, tal como lo hace City Grupos, única plataforma en México que simplifica la reserva de hospedaje para grupos pequeños, que asiste a eventos sociales, deportivos, religiosos o familiares.

Gracias a su accesibilidad y facilidad de uso, los usuarios de City Grupos, cotizan en tiempo real y pueden realizar reservaciones de hasta 20 habitaciones, en más de 150 hoteles en México, Costa Rica, Colombia y Chile, que son operados por la cadena hotelera con mayor cobertura en el país, Hoteles City Express.

Al seleccionar el destino y fechas de hospedaje, la plataforma arroja la disponibilidad de todos los hoteles en el sitio, para que el usuario elija el hotel, tipo de habitación (sencilla o doble) y números de cuartos. En segundos, el organizador obtiene su cotización, reserva y crea su grupo.

Como parte de los grandes atributos de esta plataforma, desarrollada por Hoteles City Express, el organizador puede pagar por todas las habitaciones, o bien, cada integrante tiene la posibilidad de pagar por separado. Además, las reservas anticipadas obtienen hasta un 15% de descuento para todos los miembros del grupo.

De esta manera, Hoteles City Express le da la bienvenida a grupo sociales en la nueva normalidad, convirtiéndose en un aliado del viajero con un hotel para cada tipo de viaje.

Para más información, visita: https://www.citygrupos.com/

Con información de:  LLYC y Hoteles City Express.

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